메일로 대외 요청시 주의 할 사항 by 홍과장

모든 요청은 목적과 요청 사항이 명확해야 합니다.

요청하는 담당자의 메일을 보면 가장 부족한 부분이 요청 의도 설명 및 구조 입니다.

 

1.   요청 시, 최대한 요청내용을 모르는 사람이 보더라도 이해를 할 수 있도록 제반 사항 충분히 기술

(요청하는 사람이 알고 있는 사항이라 판단하여 요청 시 누락한 내용을, 요청 받는 사람은 모르는 사항일 수 있습니다.)

 

2.  요청 내용 설명 시, 가급적 요점에 대한 대 주제로 선 분류(Numbering) 후, 대 주제에 대한 세부 설명 명기

(요청 메일은 일반편지가 아닙니다. 최대한 2줄 이상 넘어가는 문장은 적절히 끊어서 기술하시고, 몇 줄씩 이어지는 문장은 요청 받는 사람이 이해하기 어려운 내용이 되게 됩니다.)

 

3.    대외 업무 요청의 경우(회사 to 회사) 당사에서 파악할 수 있는 부분은 충분히 검토하여, 불필요한 요청으로 인한 상호 업체의 load가 발생하지 않도록 주의 (ex -- Source 상 구조 문의, etc.)

 

4.     요청 내용이 길어질 경우 적절한 단락 구분 및 중요 내용에는 Highlight 화 하여, 요청 받는 사람이 이해하기 쉽도록 배려

가급적 위와 같은 양식으로 요청서를 작성하시기 바랍니다.